1. Phase: Auftragsklärung und Mediationsvereinbarung
Durch Fragen zum Konflikt und Informationen über das Mediationsverfahren wird zunächst beidseitig geklärt, ob die Mediation überhaupt das geeignete Instrument darstellt. Erst dann werden Vereinbarungen zum zeitlichen Rahmen, der Anzahl der Treffen und dem Honorar getroffen.

2. Phase: Sichtweisen der Einzelnen und Klärung der Konfliktfelder
In dieser Phase haben die Konfliktparteien das Wort und ausreichend Zeit, um ihre jeweilige Sichtweise des Konflikts darzulegen. Danach werden die Themen gesammelt, geordnet und gewichtet, über die im nächsten Schritt gesprochen wird.

3. Phase: Konflikterhellung
Gemeinsam mit dem Mediator werfen die Konfliktparteien einen Blick hinter scheinbar unvereinbare oder verhärtete Positionen oder Missverständnisse. Der Fokus richtet sich auf Hintergründe, Interessen, Ziele und Bedürfnisse, die den Positionen zugrunde liegen. Dabei werden die eigentlichen Kernthemen zu Tage gefördert, erörtert und geklärt.

4. Phase: Lösungsoptionen
Mit kreativen Methoden werden Lösungsoptionen entwickelt, bewertet und ausgewählt, die die Interessen beider Parteien berücksichtigen. Bei Uneinigkeiten können strittige Themen aufgeteilt und Teillösungen zugefügt werden. Am Ende dieser Phase werden die Optionen noch auf ihre Realisierbarkeit oder Widerstände und Hindernisse überprüft.

5. Phase: Übereinkunft und Abschlussvereinbarung
In der letzten Phase einigen sich die Konfliktparteien auf eine einvernehmliche Lösung. Es wird genau festgelegt, von welcher Seite, wie und wann die Vereinbarungen umgesetzt werden. Die erzielte Übereinkunft wird schließlich schriftlich festgehalten und von allen unterzeichnet. Es empfiehlt sich schon hier ein Termin für ein Nachfolgetreffen (Follow-up) zur Transferbegleitung zu vereinbaren.